Data wygenerowania zapytania ofertowego: 2020-05-21

Pfeifer & Langen Polska S.A.

Mickiewicza 35

60-837 Poznań

NIP: 7840003412

ZAPYTANIE OFERTOWE NR Z2/361658

SZANOWNY OFERENCIE

W tym zapytaniu możesz złożyć ofertę bez konieczności logowania się do platformy zakupowej.
Kliknij na końcu poniższej karty przycisk Złóż ofertę i kontynuuj zgodnie ze wskazówkami.

Tytuł zapytania

Treść zapytania:

Witam,

Firma Pfeifer & Langen S.A. zaprasza do złożenia oferty, której celem jest wytypowanie firmy, podpisanie umowy, świadczącej następujące usługi:

Przejęcie / przeniesienie dokumentacji kadrowej Pfeifer & Langen do zasobu zewnętrznego Archiwum

Obsługę zasobów po przejęciu dokumentacji

Wytypowana firma do wykonania usługi powinna spełniać minimalne wymogi:

ISO 27001, ISO 9001

Posiadać wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodny z normą ISO 27001:2013 oraz system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001:2015

Budynek archiwum powinien znajdować się na terenie niezalewowym

Posiadać polisę OC – min. 5mln zł

Monitoring pomieszczeń archiwum systemem telewizji przemysłowej (CCTV) 24/h, 7 dni w tygodniu

Kontrola dostępu do pomieszczeń archiwum (śluzy bezpieczeństwa, ograniczone strefy dostępu dla pracowników, księga wejść i wyjść, elektroniczny system kontroli wejść poprzez indywidulane karty dostępu)

Personel sprawdzony pod kątem niekaralności, przeszkolony w zakresie bezpieczeństwa informacji

Bezpieczny System IT do obsługi zasobów archiwum

System antywłamaniowy – czujniki termiczno-ruchowe, sprzężone z systemem profesjonalnej firmy ochroniarskiej

Zabezpieczenie przeciwpożarowe:

system sygnalizacji pożaru - centralka PPOŻ z dedykowanymi czujnikami dymu, sprzężony z monitoringiem sygnałów PPOŻ do PSP (NOMA2)

system wczesnego wykrywania pożaru - rurociąg zasysający i próbkujący powietrze z powierzchni hali

instalacja tryskaczowa

Czujniki temperatury i wilgotności na magazynie

Regularne audyty kontrolujące bezpieczeństwo

Posiadać zaświadczenie Marszałka Województwa o wpisie o rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Pytania i odpowiedzi:

Adresy miejsc odbioru dokumentów?

ul. Niedziałkowskiego 27, 63-000 Środa Wielkopolska

Zygmuntowo 38, 06-450 Glinojeck

Jakie dokumenty i ilości zamierzają Państwo przekazać do archiwizacji:

Środa Wlkp. – ok 1550 pudeł - 0,5mb + 13 pudeł (niewymiarowe karty wynagrodzeń) – 1mb

Zygmuntowo – ok 1450 pudeł – 0,5mb

Ogólne uwarunkowania logistyczne, opis pomieszczeń - gdzie znajdują się dokumenty np. piwnica, 3 piętro bez windy, wąskie schody, inne?

Archiwa znajdują się na poziomie „0”

Jaki jest rodzaj oraz ilość materiałów do przechowywania dokumentów:
pudła archiwizacyjne o pojemności 0,5mb (dokumenty kadrowo płacowe) oraz 1 mb (niewymiarowe karty wynagrodzeń)

Środa Wlkp. – ok 1550 pudeł - 0,5mb + 13 pudeł (niewymiarowe karty wynagrodzeń) – 1mb

Zygmuntowo – ok 1450 pudeł – 0,5mb

Razem ok 3000 pudeł – 0,5mb + 13 pudeł – 1mb

Typy i ilość dokumentów w poszczególnych grupach - np. księgowe, akta osobowe, techniczne, inne?

Dokumenty kadrowo-płacowe, akta osobowe

Czy dokumenty wymagają profesjonalnych prac archiwizacyjnych (porządkujących) zanim zostaną przekazane do archiwum?

Nie

Czy posiadają Państwo spisy dokumentów? W jakiej formie: papierowej czy elektronicznej np. plik Excel?

Środa Wielkopolska spis elektroniczny; Zygmuntowo spis papierowy

Jaki poziom ewidencji (opisania dokumentów) będzie wymagany np. opisy z grzbietów segregatorów, bardziej szczegółowy - opisy poszczególnych dokumentów? Różne poziomy ewidencji dla różnych typów dokumentów np. dla akt osobowych: imię, nazwisko, PESEL, data zatrudnienie, zwolnienia, inne?

Akta osobowe – imię, nazwisko, PESEL, data zatrudnienie, zwolnienia; Pozostałe: opis z grzbietu pudła archiwizacyjnego; Niewymiarowe roczne karty wynagrodzeń – do poziomu jednej sztuki

Czy w przyszłości będą przekazywane nowe dokumenty do przechowywania? W jakich cyklach np. raz na miesiąc, kwartał, pół roku, w jakich ilościach?

Tak

Czy spodziewają się Państwo częstych wypożyczeń dokumentów z archiwum? Ilości miesięczne, oryginały czy kopie: skany, faksy, mix różnych wypożyczeń?

Tak

POZYCJE DO WYCENY NA PLATFORMIE:

KOSZT przejęcia zasobu dokumentów do Archiwum, koszt zawiera:

Spakowanie i transport dokumentów z lokalizacji Środa Wielkopolska

Spakowanie i transport dokumentów z lokalizacji Zygmuntowo

Odpowiednią ilość i koszt zakupu pudeł JET

Odpowiednią ilość i koszt zakupu pudeł JUMBO

Odpowiednią ilość i koszt zakupu paleto-kartonu

Całkowitą rejestrację jednostek archiwalnych – na podstawie przekazanego spisu elektronicznego

Całkowitą rejestrację jednostek archiwalnych – brak spisu elektronicznego

Całkowitą rejestrację jednostek archiwalnych – pozostałe dokumenty

Całkowitą rejestrację nienormatywnych kart wynagrodzeń

Miesięczny koszt obsługi zasobu po przekazaniu dokumentów, koszt zawiera:

Ilość przechowywanych pudeł 30x38x35cm,

Ilość przechowywanych pudeł 60x38x33cm,

Roczny koszt obsługi zasobu po przekazaniu dokumentów, koszt zawiera:

Ilość przechowywanych pudeł 30x38x35cm,

Ilość przechowywanych pudeł 60x38x33cm,

Cennik usług przechowywania dokumentów w pudłach archiwizacyjnych oraz paleto-kartonach

Rejestracja jednostki archiwalnej – z wykorzystaniem spisu elektronicznego otrzymanego od klienta np. pudło / archibox / teczka / segregator w systemie archiwalnym AS 2.0 (opis max. 60 znaków), dającym Klientowi możliwość przeszukiwania i zamawiania według nadanych im indeksów. Oklejenie jednostek archiwalnych kodem kreskowym, cena / jednostka archiwalna

Rejestracja jednostki archiwalnej – przy braku spisu elektronicznego np. pudło / archibox / teczka / segregator w systemie archiwalnym AS 2.0 (opis max. 60 znaków), dającym Klientowi możliwość przeszukiwania i zamawiania według nadanych im indeksów. Oklejenie jednostek archiwalnych kodem kreskowym, cena / jednostka archiwalna

Koszt pudła archiwizacyjnego

Koszt paleto-kartonu

Koszt wyszukanie pudła archiwizacyjnego ze składu

Koszt wyszukania ze składu jednostki archiwalnej ( dotyczy wyszukania dokumentu do wystawienia druku RP7) mniejszej niż pudło np. segregator, umowa, faktura

Koszt złożenia pudła do składu na miejsce regałowe w Archiwum po zwrocie z wypożyczenia

Koszt złożenia mniejszej jednostki archiwalnej do pudła archiwalnego po zwrocie z wypożyczenia / jednostka archiwalna

Koszt dostawa oryginałów / kopii dokumentów w trybie standard następnego dnia roboczego

Koszt dostawy oryginałów / kopii dokumentów w trybie ekspres (zgłoszenia do godz. 10.00 realizowane są tego samego dnia roboczego)

Koszt elektronicznej dostawy - przesłanie dokumentu poprzez e-mail cena za stronę

Koszt udostępniania pomieszczeń do przeglądania wypożyczonych dokumentów na terenie Archiwum do 4h

Koszt udostępniania pomieszczeń do przeglądania wypożyczonych dokumentów na terenie

Archiwum powyżej 4h

Koszt kserowania pojedynczych dokumentów A4, czarno-białe, w Archiwum cena za stronę

Koszt plombowania pudeł archiwizacyjnych (1 plomba=1 pudło) cena za plombę

Koszt trwałego wycofania pudła z Archiwum wyszukanie pudła, wyrejestrowanie pudła z systemu, ściągnięcie z regałów, przygotowanie pudeł na paletach cena za pudło

Koszt niszczenia dokumentów w 3 klasie utajnienia normy DIN 66399 oraz ISO/IEC 21964 wraz z wystawieniem certyfikatu zniszczenia, nie zawiera kosztów wyszukania ze składu, cena za pudło

Koszt Innych czynności nie ujętych w cenniku usług cena za roboczogodzinę

Firma, która złoży ofertę na platformie LOGINTRADE, powinna odbyć wizję lokalną w Archiwach firm Pfeifer & Langen w celu zapoznania sią z przedmiotem postępowania:

· Osoba kontaktowa Środa Wlkp.: Pani Grażyna Zawadzka – 61 286 43 92

· Osoba kontaktowa Glinojeck.: Pani Anna Perzyńska - 23 67 50 160

Oględziny Archiwów są możliwe tylko i wyłącznie w terminie do: 3 czerwca 2020,

Jakiekolwiek pytania w sprawie postępowania należy zadawać poprzez platformie Logintrade, brak możliwości udzielania odpowiedzi telefonicznie lub mailowo.

Uczestnik przetargu zobowiązany jest do załączenia certyfikatów, kopii polisy, potwierdzenia spełnienia wymogów określonych w punkcie nr 1.

Zasady przystąpienia do postępowania:

Kupujący korzysta z platformy zakupowej przygotowanej przez Logintrade S.A., jako narzędzia do kontaktów z dostawcami i oferentami, w szczególności poprzez zapytania zakupowe mające na celu dokonywanie przez Kupującego zakupu towarów i usług.

Oferty handlowe (dalej: oferty) odbierane są przez Kupującego wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej. Rejestracja w bazie dostawców Kupującego, przeglądanie zapytań ofertowych oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne. Potencjalny dostawca musi zarejestrować się w bazie dostawców Kupującego, co wiąże się z uzyskaniem loginu i hasła do korzystania z platformy zakupowej, przeglądania zapytań i składania ofert.

Wprowadzenie oferty dostawcy do systemu platformy zakupowej nie oznacza, że Kupujący potwierdza otrzymanie oferty. Potwierdzenie otrzymania oferty przez Kupującego dokonywane będzie na każdorazowe żądanie oferenta i nie oznacza jej przyjęcia przez Kupującego. Wyłącza się stosowanie art. 66, 661 oraz 682 Kodeksu cywilnego.

Zapytanie zakupowe (postępowanie zakupowe) prowadzone przez Kupującego nie jest aukcją w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Składając ofertę oferent określa termin do jej przyjęcia, nie krótszy jednak niż czas trwania postępowania zakupowego.

Przyjęcie oferty nie oznacza zawarcia umowy między Kupującym a wybranym oferentem. Umowa sprzedaży towarów lub usług między Kupującym a wybranym oferentem wymaga dla swojej ważności formy pisemnej (umowy lub zamówienia dokonanego przez uprawnionego reprezentanta Kupującego). W przypadku nie zawarcia umowy sprzedaży w ciągu miesiąca od poinformowania wybranego oferenta o wyborze oferty, wynik postępowania zakupowego i wybór oferenta przestają wiązać strony.

Kupujący ma prawo do:

Nie informowania oferentów i potencjalnych dostawców o przebiegu i wyniku postępowania zakupowego. Informacja o wyborze oferty przesyłana jest przez Kupującego wyłącznie podmiotowi, którego oferta została przyjęta. Brak udzielenia odpowiedzi co do wyboru oferty oznacza, że oferta ta nie została wybrana przez Kupującego;

Anulowania postępowania zakupowego, bez podania przyczyn. Oferty złożone przez oferentów uważane są wówczas za niewiążące. Oferentom nie przysługują wobec Kupującego żadne roszczenia z tego tytułu;

Zmiany warunków postępowania zakupowego, w szczególności rodzaju i ilości towarów i usług. Zmiana warunków akcji ofertowych musi się odbyć w taki sposób, który umożliwi oferentom dostosowanie ofert do nowych warunków zapytania. Oferentom nie przysługują wobec Kupującego żadne roszczenia co do postępowania zakupowego sprzed zmiany jej warunków;

Zmiany terminu do złożenia ofert, podjęcia decyzji co do wyboru oferty, a także odstąpienia od postępowania zakupowego bez uprzedniego powiadomienia oferentów i bez podania;

zadawania oferentom za pośrednictwem platformy zakupowej wszelkich zapytań dodatkowych przewidzianych funkcjonalnością programu, jakie okażą się niezbędne do podjęcia decyzji o wyborze dostawcy.

Oferentom nie przysługuje prawo do odwołania się od wyników postępowania zakupowego.

Regulamin platformy zakupowej dostępny jest w panelu rejestracyjnym lub w innym miejscu wskazanym przez Logintrade S.A. i ma zastosowanie do postępowań zakupowych.

Z poważaniem

Ernest Filipiak

Manager ds.Zarządzania Kategorią / Category Lead

Mobile: +48 693 471 877

E-mail: ernest.filipiak@diamant.pl

Office: ul. Niedziałkowskiego 27

63-000 Środa Wielkopolska

Produkty:

Lp. Nazwa produktu Ilość Jednostka Załącznik/Link Uwagi
1. KOSZT przejęcia zasobu dokumentów do Archiwum 1 szt. Czytaj
2. Miesięczny koszt obsługi zasobu po przekazaniu dokumentów 1 szt. Czytaj
3. Roczny koszt obsługi zasobu po przekazaniu dokumentów 1 szt. Czytaj
4. Rejestracja jednostki archiwalnej – z wykorzystaniem spisu elektronicznego otrzymanego od klienta 1 szt. Czytaj
5. Rejestracja jednostki archiwalnej – przy braku spisu elektronicznego 1 szt. Czytaj
6. Koszt pudła archiwizacyjnego 1 szt. Czytaj
7. Koszt paleto-kartonu 1 szt. Czytaj
8. Koszt wyszukanie pudła archiwizacyjnego ze składu 1 szt. Czytaj
9. Koszt wyszukania ze składu jednostki archiwalnej ( dotyczy wyszukania dokumentu do wystawienia druku RP7) mniejszej niż pudło np. segregator, umowa, faktura 1 szt. Czytaj
10. Koszt złożenia pudła do składu na miejsce regałowe w Archiwum po zwrocie z wypożyczenia 1 szt. Czytaj
11. Koszt złożenia mniejszej jednostki archiwalnej do pudła archiwalnego po zwrocie z wypożyczenia / jednostka archiwalna 1 szt. Czytaj
12. Koszt dostawa oryginałów / kopii dokumentów w trybie standard następnego dnia roboczego 1 szt. Czytaj
13. Koszt dostawy oryginałów / kopii dokumentów w trybie ekspres (zgłoszenia do godz. 10.00 realizowane są tego samego dnia roboczego) 1 szt. Czytaj
14. Koszt elektronicznej dostawy - przesłanie dokumentu poprzez e-mail cena za stronę Koszt udostępniania pomieszczeń do przeglądania wypożyczonych dokumentów na terenie Archiwum do 4h 1 szt. Czytaj
15. Koszt udostępniania pomieszczeń do przeglądania wypożyczonych dokumentów na terenie Archiwum powyżej 4h 1 szt. Czytaj
16. Koszt kserowania pojedynczych dokumentów A4, czarno-białe, w Archiwum cena za stronę 1 szt. Czytaj
17. Koszt plombowania pudeł archiwizacyjnych (1 plomba=1 pudło) cena za plombę 1 szt. Czytaj
18. Koszt trwałego wycofania pudła z Archiwum wyszukanie pudła, wyrejestrowanie pudła z systemu, ściągnięcie z regałów, przygotowanie pudeł na paletach cena za pudło 1 szt. Czytaj
19. Koszt niszczenia dokumentów w 3 klasie utajnienia normy DIN 66399 oraz ISO/IEC 21964 wraz z wystawieniem certyfikatu zniszczenia, nie zawiera kosztów wyszukania ze składu, cena za pudło 1 szt. Czytaj
20. Koszt Innych czynności nie ujętych w cenniku usług cena za roboczogodzinę 1 szt. Czytaj

Pytania do postępowania w ramach zapytania ofertowego "Przejęcie, przeniesienie dokumentacji kadrowej do zasobu zewnętrznego Archiwum oraz obsługa zasobów po przejęciu dokumentacji firmy Pfeifer & Langen. "

Lp. Tytuł pytania Data wysłania pytania Status
Brak wyników do wyświetlenia


Załączniki:


Waluta: PLN

Data i godzina rozpoczęcia przyjmowania ofert:

- - :

Data i godzina zakończenia przyjmowania ofert:

- - :

Data i godzina zakończenia zadawania pytań:

- - :

Uwaga:

1. Nasza firma wykorzystuje Platformę zakupową Logintrade jako narzędzie do kontaktów z dostawcami.

2. Oferty handlowe przyjmowane są tylko przez platformę zakupową.

3. Rejestracja w bazie dostawców naszej firmy, przeglądanie zapytań ofertowych oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne.

4. Jeśli nie posiadasz konta na platformie zakupowej Logintrade zarejestruj się w bazie dostawców w celu otrzymania loginu i hasła do swojego konta. Jedno konto dostawcy umożliwia otrzymywanie zapytań ofertowych od wielu kupców.

5. Aby przeglądać zapytania ofertowe od firmy, która je złożyła, musisz być zarejestrowany w jej bazie dostawców.

6. Regulamin Platformy zakupowej jest dostępny w panelu rejestracyjnym.





Ogłoszenie nieaktualne

Czas na składanie ofert upłynął...