Zapytanie ofertowe Platforma Zakupowa Logintrade nr: Z84/281634

Nazwa zamówienia: Dostawy urządzeń oraz elementów automatyki i techniki pomiarowej produkcji SAMSON AG.

1 INFORMACJE OGÓLNE

1.1 Informacje o Spółce jako Zamawiającym

Węglokoks Energia ZUT sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej, ul. Szyb Walenty 26B, 41-700 Ruda Śląska, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000619111, NIP 6412536523. REGON 363876515, z kapitałem zakładowym 3 295 000,00 zł.

1.2 Podstawy formalnoprawne przeprowadzenia postępowania

WĘGLOKOKS ENERGIA sp. z o.o. jest podmiotem upoważnionym do przygotowania i przeprowadzenia Postępowania Zakupowego (Organizator Postępowania) w imieniu i na rzecz Spółki wskazanej powyżej na mocy Porozumienia Spółek Grupy WE („GK WE”) z dnia 1 lipca 2015r. oraz zawartych w jego wykonaniu umów SLA w obszarze zakupów.

Strona internetowa Organizatora Postępowania Zakupowego: http://weglokoksenergia.pl.

Do udzielenia zamówienia przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), zwanej dalej „ustawą Pzp” lub „Pzp”, nie stosuje się.

Przeprowadzenie postępowania i jego rozstrzygnięcie nastąpi na podstawie Zapytania ofertowego oraz Aukcji elektronicznej.

2 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA

2.1 Przedmiot zapytania

Przedmiotem Zapytania jest zakup i dostawy urządzeń oraz elementów automatyki i techniki pomiarowej produkcji SAMSON AG określonych w "Wykazie towarów - cenniku przedstawiciela producenta" stanowiącym Załącznik nr 1 do umowy, przeznaczonych do wykonania urządzeń ciepłowniczych, w tym węzłów cieplnych, na realizowanych przez WE ZUT sp. z o.o. zadaniach inwestycyjnych i remontowych. Dostawy będą realizowane w ilościach i asortymencie wskazanych w zamówieniach, stosownie do bieżących potrzeb zamawiającego. Zamawiający ma prawo swobodnego zamawiania asortymentu objętego umowa i w dowolnych ilościach. Zawarcie umowy nie stanowi zobowiązania zamawiającego do udzielania zamówień.

Dostawca zobowiązuje się dostarczać materiały do Zamawiającego i rozładować je własnym sprzętem.

Dostawca wraz z Dostawą Przedmiotu Zapytania jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu odpowiednią specyfikację oraz wydać mu kompletną dokumentacją związaną z Przedmiotem Zapytania, wymaganą Umową lub przepisami prawa, w szczególności odpowiednie krajowe deklaracje właściwości użytkowych, deklaracje zgodności, certyfikaty, atesty, aprobaty techniczne, świadectwa jakości, gwarancje.

Opis przedmiotu zamówienia, oraz zakres usług, do wykonania których zobowiązany jest Wykonawca określają następujące dokumenty:

Załącznik nr 1 do Zapytania – Wykaz towarów – cennik przedstawiciela producenta

Załącznik nr 2 do Zapytania – Projekt umowy,

Z wybranym Dostawcą zostanie zawarta przez Zamawiającego umowa wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania – „Projekt Umowy”.

Adresy dostaw:

1/ WĘGLOKOKS ENERGIA ZUT sp. z o.o., ul. Osiedlowa 8, 41-700 Ruda Śląska,

2/ WĘGLOKOKS ENERGIA ZUT sp. z o.o., ul. A. Mickiewicza 2, 32-620 Brzeszcze.

2.2 Zasady współpracy i obowiązki stron

Prawa i obowiązki stron określa projekt umowy stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania.

3 TERMIN WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ OKRES GAWARANCJI

3.1 Termin wykonania przedmiotu zapytania

Umowa zostanie zawarta na okres 24 miesięcy licząc od dnia jej zawarcia.

3.2 Okres gwarancji

Zamawiający wymaga aby Dostawca udzielił Zamawiającemu36 miesięcznej gwarancji jakości na określony w ust. 2 pkt 2.1 przedmiot zapytania (zwaną dalej „gwarancją”) oraz 36 miesięcznej rękojmi za wady określonego w ust. 2 pkt 2.1 przedmiotu zapytania (zwaną dalej „rękojmią”). Warunki Gwarancji przedmiotu zamówienia określa § 7 Projektu umowy (Załącznik nr 2 do Zapytania).

4 WARUNKI UDZIAŁU OFERENTA W POSTĘPOWANIU ZAKUPOWYM

4.1 Warunki ogólne

     1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Dostawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a) Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. W takim przypadku Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać, że posiada on uprawnienia do wykonywania określonej działalność lub czynności.

b) Posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenie do wykonaniazamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać, że Dostawca w okresie ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (zakończył) jako Dostawca, co najmniej 1 (jedno) zamówienie, polegające na dostawie elementów automatyki i techniki pomiarowej produkcji SAMSON AGo wartości zamówienia nie mniejszej niż połowa wartości złożonej oferty.

c) Dysponowania potencjałem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Organizator Postępowania wymaga Oświadczenia Dostawcy, z którego będzie wynikać, że dysponuje on potencjałem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia

2. W przypadku, gdy Dostawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie powyższe warunki powinien spełnić, co najmniej jeden Dostawca lub wszyscy dostawcy wspólnie.

3. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez Dostawców oświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”.

Zamawiający dopuszcza możliwość występowania konsorcjum, jako Oferenta. W tym jednak przypadku, wymaga od każdego z członków Konsorcjum dokumentów wykazanych w Zapytaniu, oprócz tego również należy przedłożyć umowę konsorcjalną podpisaną przez osoby uprawnione, zgodnie z reprezentacją określoną w KRS lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

Szczegółowy wykaz dokumentów składających się na ofertęujmujepkt.6 Zapytania.

5 OKREŚLENIE WYMOGÓW FORMALNYCH DLA OFERT ORAZ SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT

5.1 Wymogi formalne

Jeden Oferent składa ofertę na całość przedmiotu zamówienia, o którym mowa w ust. 2 niniejszego Zapytania. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert częściowych. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Jeżeli Oferent, złoży więcej niż jedną ofertę samodzielnie lub wspólnie z innymi Oferentami, wszystkie złożone przez niego oferty zostaną odrzucone. Dodatkowo każda z ofert musi spełniać następujące warunki formalne:

1. Każdy dokument składający się na ofertę musi być czytelny

2. Każdy dokument składający się na ofertę musi być podpisany przez Oferenta i opatrzony jego imienną pieczątką. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działają na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści wyraźnie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać złożone, jako część oferty.

3. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.

4. Każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty musi być podpisana lub parafowana przez Oferenta. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc. musi być parafowane przez Oferenta.

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na Platformie Zakupowej Logintrade.

Dostawca przygotuje ofertę na swój koszt. Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwemDostawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przezDostawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

Złożenie oferty jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści niniejszego Zapytania oraz Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintradesp. z o.o.

6 ZAWARTOŚĆ OFERTY

Oferta składana w Postępowaniu zakupowym powinna zawierać następujące elementy:

1. Formularz elektronicznyoferty wypełniony na Platformie Zakupowej Logintrade.

2. Oferta – Formularz oferty - wypełniony i podpisany (Załącznik nr 3 do Zapytania) .Upust procentowy od cen określonych w Załączniku nr 1 do Zapytania (Wykaz towarów – cennik przedstawiciela producenta) wynikający z Oferty – Formularza oferty winien być tożsamy z upustem procentowym podanym w Formularzu elektronicznym na Platformie Logintrade.

3. Oświadczenie Dostawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Wzór – załącznik nr 4 do Zapytania.

4. Oświadczenie Dostawcy, z którego będzie wynikać, że Dostawca w okresie ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (zakończył) jako Dostawca, co najmniej 1 (jedno) zamówienie, polegające na dostawie elementów automatyki i techniki pomiarowej produkcji SAMSON AG o wartości zamówienia nie mniejszej niż połowa wartości złożonej oferty.

5. Polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Dostawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.

6. Oświadczenie o akceptacji informacji i wymogów określonych w Zapytaniu, w tym projektu umowy stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania.

7. Oświadczenie o akceptacji 40 dniowego terminu związania ofertą zgodnie z pkt. 9. Zapytania.

8. Stosowne atesty dostarczonych materiałów.

7 OKREŚLENIE SPOSOBU KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

7.1 Określenie sposobu komunikacji z oferentami

1. Pytania i odpowiedzi, przekazywane pomiędzy Organizatorem Postępowania i Dostawcą/Dostawcami mogą być przekazywane drogą elektroniczną wyłącznie za pośrednictwem Platformy Logintrade.

2. Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do przekazania: wezwań do uzupełnienia dokumentów, wezwań do wyjaśnień treści złożonych ofert, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania drogą elektroniczną oraz wymaga od Dostawcy potwierdzenia ich otrzymania, w przypadku wyboru przez Organizatora Postępowania takiej drogi przekazania informacji.

3. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania informacji wysłanych przez Organizatora Postępowania w sposób określony w pkt.1 i pkt. 2, Organizator Postępowania domniemywa, iż Dostawca otrzymał korespondencję wysłaną przez Organizatora Postępowania w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

4. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Organizator Postępowania udostępnia na Platformie Zakupowej Logintrade. Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Organizatora Postępowania zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania.

5. W uzasadnionych przypadkach Organizator Postępowania może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania. Każda wprowadzona przez Organizatora Postępowania zmiana zostanie zamieszczona w formie aktualizacji Zapytania na Platformie Logintrade. Każda wprowadzona zmiana treści Zapytania jest wiążąca dla Dostawcy.

7.2 OSOBY DO KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

1) Informacje w zakresie ogólnym procedury przetargowej:

1. Jarosław Durczewski tel. +48 32 416 76 53, e-mail: j.durczewski@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00.

2. Jakub Homan: tel. +48 32 416 76 51, e-mail: j.homan@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00;

7.3 WIZJA LOKALNA

Zamawiający nie wymaga, aby Dostawca dokonał wizji lokalnej na obiektach, gdzie mają być dostarczone materiały.

8 WADIUM

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

9 TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania każdą z ofert składanych w postępowaniu o zamówienie wynosi 40 dni kalendarzowych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

10 MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty należy składać z wykorzystaniem Platformy Zakupowej Logintrade. Składając ofertę na Platformie Zakupowej z wykorzystaniem elektronicznego formularza oferty, w tabeli należy podać upust procentowy od cen określonych w Załączniku nr 1 do Zapytania (Wykaz towarów – cennik przedstawiciela producenta).
Oferty winny być złożone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30.04.2020r. do godziny 11:00.

11 OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU WYBORU OFERT

11.1 Na podstawie informacji i dokumentów zawartych w Ofercie, Organizator Postępowania dokona wstępnej oceny formalnej zdolności Dostawców do wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu i „Regulaminie Udzielania Zamówień” obowiązującego u Zamawiającego.

11.2 Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty – Organizator Postępowania stosować będzie wyłącznie kryterium:upust procentowy od cen określonych w Załączniku nr 1 do Zapytania (Wykaz towarów – cennik przedstawiciela producenta).

Kryterium „upust procentowy” będzie rozpatrywane na podstawieupustu procentowegood cen określonych w Załączniku nr 1 do Zapytania (Wykaz towarów – cennik przedstawiciela producenta), zaproponowanego przezDostawcę w trakcie negocjacji w formie aukcji elektronicznej (negocjacjom podlega upust procentowy od cen określonych w Załączniku nr 1 do Zapytania (Wykaz towarów – cennik przedstawiciela producenta) i wynikający z formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania). Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

(Umin / Uo) x 100 pkt = U

gdzie: Umin – upust procentowy oferty najtańszej; Uo –upust procentowy oferty ocenianej

Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksimum 100 pkt.

Aukcja elektroniczna:

Upust po aukcji elektronicznej jest upustem jaki Zamawiający otrzyma od Dostawcy na przedmiot zapytania o którym mowa w pkt 2.1, z zastrzeżeniem, iż: warunkiem zakończenia postępowania i zawarcia Umowy jest uzyskanie wymaganej zgody organów Spółki, jeżeli taka zgoda nie została wydana przed publikacją ogłoszenia.

Organizator Postępowania udzieli zamówieniaDostawcy, który spełni wszystkie warunki postawione w niniejszym Zapytaniu oraz otrzyma największa liczbę punktów w kryterium „upust procentowy” - spośród rozpatrywanych ofert.

11.3 Warunki odrzucenia oferty

1. W Postępowaniu zakupowym, Kierownik Zamawiającego na wniosek Zespołu Negocjacyjnego może zdecydować o odrzuceniu Oferty, jeżeli:

a) Oferta nie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego,

b) zawiera istotne błędy w obliczeniu upustu procentowego,

c) Dostawca nie zgadza się na poprawienie omyłki pisarskiej lub rachunkowej,

d) Dostawca nie uzupełnił lub nie złożył wyjaśnień dotyczących jego Oferty na wezwanie Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego,

e) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

f) narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego,

11.4 Warunki wykluczenia Dostawcy

W Postępowaniu zakupowym Kierownik Zamawiającego, na wniosek Zespołu negocjacyjnego może zdecydować o wykluczeniu Dostawcy, jeżeli:

a) Dostawca nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań koniecznych dla udziału w Postępowaniu zakupowym,

b) Dostawca nie wykonał umowy zawartej z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE lub wykonał ją nienależycie, bądź znajduje się w sporze ze Spółką GK WE,

c) Dostawca wypowiedział zawartą z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE nie z winy Zamawiającego lub siły wyższej,

d) ogłoszono upadłość bądź likwidację Dostawcy, lub w stosunku do Dostawcy wszczęto postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne,

e) złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego Postępowania zakupowego.

Oferta Dostawcy wykluczonego traktowana jest jako odrzucona.

12 ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

W Postępowaniu zakupowym Zamawiający nie wymaga od Dostawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

13 INFORMACJE DODATKOWE:

a) Organizator dopuszcza możliwość przeprowadzenia w toku Postępowania zakupowego aukcji elektronicznej, z zastrzeżeniem, że wynik aukcji nie musi przesądzać o wyniku Postępowania zakupowego.

b) Organizator dopuszcza możliwość rozstrzygnięcia Postępowania zakupowego również w przypadku złożenia jednej ważnej oferty.

c) Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podania przyczyn. Organizator nie jest zobowiązany do wyjaśniania oferentom powodów faktycznych i prawnych unieważnienia przetargu. Unieważnienie przetargu przez Organizatora nie skutkuje prawem oferentów do dochodzenia roszczeń o zwrot wszelkich kosztów uczestnictwa w unieważnionym postępowaniu przetargowym. O unieważnieniu danego postępowania przetargowego Organizator zawiadamia oferentów, ubiegających się o udzielenie zamówienia w tym przetargu

d) Wysokość i zasady naliczania kar umownych określa projekt Umowy stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania.

e) Określenie warunków zmiany umowy w wyniku przeprowadzonego postępowania określa projekt Umowy stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania.

W celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Dostawca, którego ofertę wybrano, jako najkorzystniejszą składa:

a) pełnomocnictwo, jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik,

b) umowę regulującą współpracę dostawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli ofertę składają Dostawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (o ile dotyczy),

c) kopię polisy poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Dostawcę, a w przypadku jej braku inny dokument poświadczony za zgodność z oryginałem przez Dostawcę potwierdzający, że Dostawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę co 200.000,00 PLN.

14 SPIS ZAŁĄCZNIKÓW:

Załącznik nr 1 do Zapytania – Wykaz towarów – cennik przedstawiciela producenta,

Załącznik nr 2 do Zapytania – Projekt umowy,

Załącznik nr 3 do Zapytania - Oferta (Formularz Oferty),

Załącznik nr 4 do Zapytania - Wzór Oświadczenia – RODO,

Załącznik nr 5 do Zapytania – Klauzula informacyjna Zamawiającego