ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY W POSTĘPOWANIU NR 25/OIL/NO/2018

Szanowni Państwo,

LOTOS Oil Sp. z o. o. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu na wdrożenie:
SYSTEMU IDENTYFIKACJI WYROBÓW GOTOWYCH (SIWG) W OPARCIU O SYSTEM SAP W ZAKŁADZIE GDAŃSK I CZECHOWICE-DZIEDZICE W LOTOS OIL SP. Z O.O.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i wytyczne do sporządzenia oferty zawiera Załącznik nr 1 - specyfikacja do niniejszego zapytania ofertowego.

I. Termin i miejsce realizacji przedmiotu zapytania ofertowego:

Planowany termin rozpoczęcia: październik 2018
Planowany termin zakończenia: kwiecień 2019

Wymagany termin realizacji podzielony jest na etapy, jednakże wszelkie prace winny być wykonane maksymalnie do dnia 30.04.2019r. oraz uwzględniać wsparcie powdrożeniowe przez kolejne 2 miesiące.

Miejsce realizacji:
•LOTOS Oil Sp. z o.o. – ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk
•LOTOS Oil Sp. z o.o. – ul. Łukasiewicza 2, 43-502 Czechowice Dziedzice

II. Harmonogram postępowania:
1.Termin zadawania pytań do dnia 27.07.2018 do godz. 23:59. Zapytania należy kierować
za pośrednictwem platformy LOGINTRADE. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący lub Sekretarz Komisji Wyboru Kontrahenta.
2.Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący lub Sekretarz Komisji Wyboru Kontrahenta za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE.
Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym w pkt. 1 terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom do dnia 31.07.2018 do godz.15.00 za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu.
3.Przed złożeniem oferty bezwzględnie wymagana jest wizja lokalna w LOTOS Oil Sp. z o.o. w Zakładzie Gdańsk i Zakładzie Czechowice do dnia 27.07.2018 do godz. 12:00 celem zapoznania się z zakresem prac wdrożeniowych.
Konieczne jest wcześniejsze zaanonsowanie chęci odbycia wizyty (min. 1 dzień roboczy przed planowaną wizytą) za pośrednictwem platformy LOGINTRADE.
4.W dniu 27.07.2018 do godz. 15.00 za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE zostanie przekazana dodatkowa dokumentacja oferentom, którzy spełnią warunki formalne określone w cz. IV pkt. 1 i 2.
5.Oferty należy złożyć wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE
do dnia 10.08.2018 do godz. 15:00.

III.Kompletna oferta powinna zostać złożona w 2 częściach:
1.I część – z merytoryczną zawartością oferty tj.: podpisane przez osoby uprawnione
do reprezentacji oświadczenie oferenta ( zał. nr 3), inne dokumenty wymagane zapytaniem ofertowym, cz. IV pkt.5.
II część – warunki handlowe, wypełnienie danych handlowych
na platformie LOGINTRADE.
2.Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca ma prawo zmienić lub wycofać ofertę. Zmiana oferty jest jednoznaczna z wycofaniem uprzednio złożonej oferty. Zmiana lub wycofanie oferty po upływie terminu składania ofert są nieskuteczne.
3.Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty częściowej.

IV.WYMOGI FORMALNE:
1.W przypadku zainteresowania udziałem w postępowaniu, Oferent zobowiązany jest wypełnić „ Zobowiązanie do zachowania informacji w tajemnicy przez kontrahenta LO” (Załącznik nr 2). Zobowiązanie winno być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta i przesłane za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE najpóźniej w dniu umówionej wizji lokalnej. Nieprzekazanie zobowiązania we wskazanym terminie będzie skutkowało wykluczeniem z udziału
w postępowaniu. Oryginał ww. dokumentu należy przesłać pocztą najpóźniej do dnia 30.07.2018r.
2.Odbycie wizji lokalnej w LOTOS Oil Sp. z o.o. w Zakładzie Gdańsk i Zakładzie Czechowice w terminie wskazanym w harmonogramie postępowania.
3.Oferta powinna być sporządzona wyłącznie w języku polskim.
4.Do oferty wymagane jest dołączenie skanu podpisanego i wypełnionego oświadczenia  oferenta, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego dokumentu.
5.Do oferty należy załączyć:
a)Harmonogram rzeczowo-finansowy Załącznik nr 4;
b)Gwarancje sprzętowe;
c)Referencje w zakresie wdrożeń zbliżonych do przedmiotu zapytania ofertowego;
d)Skład zespołu wdrożeniowego do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego wraz z informacją nt. doświadczenia zawodowego osób wchodzących w jego skład w zakresie świadczenia usług tożsamych z przedmiotem zapytania (CV kompetencyjne tych osób);
e)Oświadczenie Oferenta, że w przypadku wyboru jego oferty i zawarciu przez Strony umowy na realizację przedmiotu zapytania ofertowego, jeśli w trakcie jego wykonania zostanie stworzone dzieło objęte przepisami o prawach autorskich, to z chwilą wydania dzieła Wykonawca przeniesie na Zamawiającego (w ramach wynagrodzenia za realizację przedmiotu zapytania) całość autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do dzieła wraz z wyłącznym prawem wykonywania i zezwalania
na wykonanie zależnego prawa autorskiego.
f)Aktualną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, obejmującej odpowiedzialność za pokrycie szkód Zamawiającego o sumie ubezpieczenia
nie niższej niż 100 000 PLN netto (słownie: sto tysięcy złotych) lub oświadczenie oferenta o zawarciu polisy ubezpieczeniowej w przypadku wyboru jego oferty.
6. LOTOS Oil Sp. z o. o. zastrzega sobie prawo przeprowadzenia wizji referencyjnej zarówno u Oferenta jak i w firmie, w której Oferent wykonał wdrożenie w zakresie zbliżonym do przedmiotu zapytania ofertowego.

V.Złożenie oferty będzie uznane za akceptację zasad prowadzonego postępowania opisanych
w niniejszym dokumencie.

VI. KRYTERIA WYBORU OFERTY:
1. Ryczałtowa cena netto w PLN za realizację przedmiotu zamówienia z rozbiciem szczegółowym na:
a)Cena za wdrożenie, software, prace programistyczne w oparciu o system SAP;
b)Cena za sprzęt, sieć i znakowanie magazynów (wymagane dla prawidłowego funkcjonowania wdrażanego systemu);
c)Cena za utrzymanie (tj. opłaty za licencje, serwis, wsparcie techniczne itp.) przez 5 lat utrzymania systemu przy warunkach koniecznych tj.: czas reakcji na zdarzenia krytyczne max. 2 godziny i czas usunięcia awarii krytycznej max. do 24 godzin.
2.Spełnienie warunków technicznych oferty, ocena funkcjonalności zaproponowanych urządzeń oraz konfiguracji systemu, elastyczność rozwiązania pod kątem możliwości rozbudowy oraz dostosowania do wymagań.
3.Okres gwarancji sprzętowych i serwisowego wsparcia systemu;
4.Doświadczenie zespołu wdrożeniowego;
5.Referencje wdrożeń SIWG/WMS zrealizowanych w oparciu o system SAP aktywnych obecnie, z zapewnieniem możliwości przeprowadzenia wizyty referencyjnej przez LO.
VIII. ZAWARCIE UMOWY
W drodze przetargowej zostanie wyłoniony jeden Oferent, który zaproponuje najkorzystniejsze warunki. Z Oferentem zostanie podpisana umowa stanowiąca Załącznik nr 5. Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na zaproponowane warunki umowy.
LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian do załączonego wzoru umowy.
Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania umowy.
Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków
od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.
Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
LOTOS Oil Sp. z o. o. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych
z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego.

Szanowni Państwo,

Jeśli nie są Państwo zainteresowani udziałem w niniejszym postępowaniu lub występują jakiekolwiek przyczyny uniemożliwiające Państwu złożenie wiążącej oferty, mając na względzie jak najlepsze relacje z naszymi kontrahentami, zwracamy się z prośbą o wskazanie powodów niezłożenia oferty na kierowane do Państwa zapytanie ofertowe. Prosimy o przesłanie przedmiotowej informacji, o ile wyrazicie Państwo taką wolę poprzez platformę LOGINTRADE.

UWAGA!

•LOTOS Oil Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Obsługę ruchu osobowego, samochodowego, materiałowego i majątkowego firm obcych na terenie Grupy LOTOS S.A. prowadzi odpłatnie LOTOS Ochrona sp. z o.o.
•Przed podpisaniem umowy, ze względu na wartość umowy, zostanie przeprowadzona weryfikacja kontrahenta zgodnie z zapisami procedury nr GLS.74.07.00.00 na co kontrahent przystępując do przetargu wyraża zgodę.
•Ocena ofert dokonana będzie przez Komisję według zasad określonych w procedurze
z dnia 09 kwietnia 2018r. OIL.74.01.00.00 Zakupy towarów i usług, dostępnej do wglądu
w siedzibie LOTOS Oil Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135.

Z poważaniem
Członkowie Komisji PWK nr 25/OIL/NO/2018


1)Zał. nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
2)Zał. nr 2 – Zobowiązanie do zachowania informacji w tajemnicy przez kontrahenta LOTOS Oil Sp. z o. o.
3)Zał. nr 3 – Oświadczenia Oferenta
4)Zał. nr 4 – Harmonogram rzeczowo-finansowy
5)Zał. nr 5 – Wzór umowy