Gdańsk, dnia 12.07.2017


ZAPYTANIE OFERTOWE NR 30/OIL/HP/2018
LOTOS Oil Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, kod 80-718, ul. Elbląska 135, zaprasza do udziału w procesie wyboru kontrahenta na wykonanie następującej usługi:

Organizacja wyjazdu szkoleniowego dla Kontrahentów LOTOS Oil - Autoryzowanych Stacji Obsługi, jako nagrody w promocji „Wyścig o złotą beczkę – zagraniczny wyjazd szkoleniowy”

I. Opis przedmiotu zamówienia:

Szanowni Państwo,

LOTOS Oil sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, kod 80 - 718, przy ul. Elbląskiej 135 rozpoczyna procesu wyboru kontrahenta na organizacje wyjazdu grupowego w jedną z trzech wskazanych destynacji podróży: Dominikana, Kenia, Kanada. Długość wyjazdu 8 lub/i 11 dni z przelotami. Wyjazd powinien zawierać się w przedziale od 05 listopada do 15 grudnia 2018 a kalkulacja wydatków przewidywać uczestnictwo 62 osób. Wszelkie szczegóły dotyczące programu i wytycznych zawarte zostały w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania.

II. Termin świadczenia usług:
Termin rozpoczęcia – od dnia podpisania umowy
Termin zakończenia – listopad lub grudzień 2018 (w zależności od ostatecznego terminu realizacji)

III. Pytania i odpowiedzi
1. Pytania do niniejszego zapytania ofertowego należy kierować za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE, nie później niż do dnia 20.07.2018 do godz. 14:00.
2. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący lub Sekretarz Komisji Wyboru Kontrahenta za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym w pkt. 1 terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom do dnia 23.07.2018 do godz. 14:00 za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu.

IV. Termin i warunki składania ofert
1.Kompletna oferta powinna zostać złożona w 2 częściach:

I część – z merytoryczną zawartością oferty tj.: podpisane przez osoby uprawnione
do reprezentacji oświadczenie oferenta (zał. nr 2), inne dokumenty wymagane zapytaniem ofertowym,
II część – warunki handlowe :
kosztorys (zał. nr 4) oraz wypełnienie danych na Platformie zakupowej. Prosimy o wpisanie na platformie najwyżej wycenionej kwoty netto za całość wyjazdu dla 1 osoby z załączonych kosztorysów.
2.Oferty należy złożyć wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej LOGINTRADE
do dnia 27.07.2018 do godz. 11:00.
3.Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca ma prawo zmienić lub wycofać ofertę. Zmiana oferty jest jednoznaczna z wycofaniem uprzednio złożonej oferty. Zmiana lub wycofanie oferty po upływie terminu składania ofert są nieskuteczne.
4.Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia przez jednego oferenta oferty w zakresie jednej, dwóch lub trzech z wymienionych w pkt. I destynacji podróży oraz oferty obejmującej długość wyjazdu w wariancie 8 lub/i 11 dni z zastrzeżeniem, że Zamawiający wybierze ostatecznie tylko jedną destynacje z określoną ilością dni.

V. Wymogi formalne
1.Oferta powinna być sporządzona wyłącznie w języku polskim.
2.Do oferty wymagane jest dołączenie skanu podpisanego i wypełnionego oświadczenia oferenta, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego dokumentu.

VI. Do oferty należy załączyć:
1.Ofertę przygotowaną według wytycznych z Załącznika Nr 1 – Specyfikacja istotnych warunków realizacji usługi wraz z wypełnionym kosztorysem odrębnym dla każdej destynacji i czasu trwania wyjazdu, harmonogramem wyjazdu, w którym chronologicznie sprecyzowane zostaną wszystkie dni, z uwzględnieniem godzin proponowanych atrakcji stanowiącym Załącznik nr 4.
2.Aktualną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, obejmującej odpowiedzialność za pokrycie szkód Zamawiającego o sumie ubezpieczenia nie niższej niż 500.000 PLN netto (słownie: pięćset tysięcy złotych).
3.Referencje po wyjazdach dla grup o liczbie uczestników min. 50 osób (min. 3 szt).
4.Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta.

VII. Złożenie oferty będzie uznane za akceptację zasad prowadzonego postępowania, opisanych w niniejszym dokumencie.

VIII. Kryteria wyboru oferty:
1. Całościowa cena netto za organizację wyjazdu za 1 os.
2. Atrakcyjność oferty
3. Referencje (min.3 szt)

IX. Zawarcie umowy:

W drodze przetargowej zostanie wyłoniony jeden Oferent, który zaproponuje najkorzystniejsze warunki. Z Oferentem zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi Załącznik nr 3. Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na zaproponowane warunki umowy.

LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kilku Oferentów, którzy zaproponowali najkorzystniejsze warunki i podpisania umów na warunkach przewidzianych w przesłanych ofertach.

LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian do załączonego wzoru umowy.
Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru Oferenta na każdym jego etapie, zamknięcia procesu bez wyboru Oferenta oraz możliwość przeprowadzenia aukcji i / lub negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami
do chwili podpisania umowy.
Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków
od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.
Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

UWAGA!
1.Przed podpisaniem umowy, ze względu na wartość umowy, zostanie przeprowadzona weryfikacja kontrahenta zgodnie z zapisami procedury nr GLS.74.07.00.00 na co kontrahent przystępując do przetargu wyraża zgodę.
2.Ocena ofert dokonana będzie przez Komisję według zasad określonych w procedurze z dnia 09 kwiecień 2018 r. OIL.74.01.00.00 Zakupy towarów i usług, dostępnej do wglądu w siedzibie LOTOS Oil Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135.


Z poważaniem
Członkowie Komisji
PWK nr 30/OIL/HP/2018


Spis załączników:
Załącznik nr 1 – Specyfikacja istotnych warunków realizacji usługi.
Załącznik nr 2 – Oświadczenie Oferenta
Załącznik nr 3 – Wzór umowy
Załącznik nr 4 – Kosztorys do oferty