Gdańsk, dnia 19.07.2021 r.


ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/026/21/WS


Szanowni Państwo


Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:



„Wykonanie rozbudowy instalacji do produkcji MGO oraz blendingu i ekspedycji pozostałościowych paliw żeglugowych - branża mechaniczna”




I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Przedmiot Zapytania Ofertowego przyszły Wykonawca zobowiązany będzie wykonać zgodnie z głównymi założeniami przedmiotu Umowy stanowiącymi Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego oraz opracowaną i zatwierdzoną dokumentacją techniczną stanowiącą Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

2. Zamawiający zapewni:

2.1. Urządzenia i materiały rurociągowe wg specyfikacji materiałowej: nr 2000SP40733_r0 z wyłączeniem poz. od nr 40 do nr 47, specyfikacji materiałowej nr 2000SP40734_r0 z wyłączeniem pozycji zestawienia nr 19, 20, 60, 61, 105, 106, 122, 123 oraz od nr 128 do nr 134;
2.2. Tymczasowe zasilanie doprowadzone do jednego, wyznaczonego przez Zamawiającego punktu Placu Budowy; wykonanie instalacji elektrycznej odbiorczej wraz z rozdziałem energii będzie należeć do Wykonawcy;
2.3. W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce na zaplecze (socjalne, biura, magazyny i przyczepy itp.); Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowne umowy (dzierżawy/najmu);
2.4. W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce przyłączenia do sieci elektroenergetycznej, dostęp do magistrali kanalizacyjnej, wody pitnej i technicznej, telefoniczną skrzynkę przyłączeniową dla terenu przeznaczonego na zaplecze biurowe; podłączenie oraz rozprowadzenie będzie należeć do Wykonawcy po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym; koszt wszystkich podłączeń i odłączeń oraz zużytych na potrzeby zaplecza mediów oraz przeprowadzonych rozmów telefonicznych z linii telefonicznej przydzielonej Wykonawcy, obciążą Wykonawcę; Wykonawca niezwłocznie podpisze stosowne umowy na dostawę mediów.




3. Wykonawca zapewni:

3.1. Wszystkie materiały, sprzęt, urządzenia i robociznę niezbędne do realizacji przedmiotowych prac.
Przy czym Wykonawca zobowiązany jest do zakupu wszystkich materiałów i/lub urządzeń od kwalifikowanych wytwórców (Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego). Ewentualne odstępstwa od ww. wymagań muszą zostać wyraźnie wylistowane wraz z przyczynami ich poczynienia oraz wykonawca musi uzyskać zgodę od Zamawiającego,
3.2 Rusztowania spełniające wymogi BHP zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami Grupy LOTOS S.A. (Instrukcja – Wytyczne eksploatacji rusztowań - stanowi Załącznik nr 8 do Zapytania Ofertowego).
3.3. Wykonawca zapewni zagospodarowanie odpadów zgodnie z Ustawą o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 r. (tekst jedn.: Dz.U. 2020 poz. 797 z późń.zm.). Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu powyższej ustawy w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (wyjątek stanowić będzie złom, który pozostanie własnością Grupy LOTOS S.A. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go w wyznaczone przez Zamawiającego miejsce na terenie Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku) - oferta winna uwzględniać wartość transportu i zagospodarowania odpadów.

4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:
Rozpoczęcie: W terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania Umowy.
Zakończenie: w terminie 14 tygodni od dnia rozpoczęcia realizacji Robót.

5. Wizja lokalna

Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.
Uczestnictwo w wizji lokalnej jest zalecane dla każdego Oferenta.
Wizja lokalna może odbyć się w dniach od 20.07.2021 do 28.07.2021r.
Termin wizji należy ustalić telefonicznie z p. Janusz Wyżlic, kom. 513 036 258, adres email: janusz.wyzlic@lotosserwis.pl; p. Tomaszem Goebel, kom. 505 001 548, adres email: tomasz.goebel@lotosserwis.pl

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
• Oferta cenowa wykonawcy – Wypełniony Załącznik nr 6 do niniejszego zapytania;
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie- minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie;- warunek konieczny






Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

• Oferta Wykonawcy powinna być kompletna – ważna 45 dni
• Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
• Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
• Oświadczenie zapoznania się z zapytaniem ofertowym oraz jego załącznikami – załącznik nr 4
• Oświadczenie zapoznania się ze wzorem umowy do zapytania – załącznik nr 5

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:

• Cena

3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym
b) Wykonawca oddeleguje w pełnym wymiarze czasu pracy pracownika na czas niezbędny do przygotowania realizacji Postoju Remontowego
c) Wszelkie prace dodatkowe będą rozliczane na zasadzie bilansu z zakresem prac podstawowych
d) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
e) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
f) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
g) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
h) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
i) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
j) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
k) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
l) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
m) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
n) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
o) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
p) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 31.07.2021 r. do godz. 12.00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b)  Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
• złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 04.08.2021 r. do godz. 23.00

6. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Załączniki:*

Nr 1 - Główne założenia przedmiotu Umowy.
Nr 2 - Dokumentacja techniczna dla branży mechanicznej .
Nr 3 - Wzór umowy.
Nr 4 - Oświadczenie o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami.
Nr 5 - Oświadczenie o zapoznaniu się z umową.
Nr 6 - Oferta cenowa Wykonawcy.
Nr 7 - Standardy Techniczne Grupy LOTOS S.A. udostępnione przez Grupę LOTOS S.A. pod adresem: https://pliki-lotos.logintrade.net/v2/Standardy.Techniczne.2020.GLSA.WUI.MN.zip
Nr 8 - Lista kwalifikowanych wytwórców.
Nr 9 - Instrukcja – Wytyczne eksploatacji rusztowań
Nr 10 - Ogólne warunki prowadzenia prac antykorozyjnych
Nr 11 - Ogólne warunki prowadzenia prac antykorozyjnych w wytwórni Wykonawcy
Nr 12 - Informacja dla kontrahentów GK LOTOS COVID
Nr 13a - Oznaczenie stref zagrożenia wybuchem - muldy
Nr 13b - Oznaczenie stref zagrożenia wybuchem – estakady

*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.